Algemene Voorwaarden – Imperial Venue (Zaalverhuur & Events)

Versie: 01-12-2025

Imperial Venue
KvK: 94097429 | BTW: NL005064801B74
Adres: Floraweg 198, 1032 ZG Amsterdam
E-mail: [email protected] | Tel: 020-6323849

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reserveringen, overeenkomsten en diensten van Imperial Venue.

Artikel 1 – Definities

1. Imperial Venue: verhuurder/exploitant van de locatie aan Floraweg 198 te Amsterdam.
2. Klant/Huurder: natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Imperial Venue.
3. Gasten: alle aanwezigen, inclusief leveranciers/ingehuurde derden van klant.
4. Overeenkomst/Reservering: schriftelijke afspraak (offerte/contract/e-mail/WhatsApp) + bijbehorende betalingen.
5. Reserveringswaarde: totaalbedrag van de overeenkomst (zaalhuur + extra’s + verplichte kosten + btw).
6. Borg: waarborgsom als zekerheid voor schade, extra kosten, boetes, overschrijding tijden en overige verschuldigde bedragen.
7. Zaalcategorieën (indicatief): Zaal S (tot 60), Zaal M (tot 100), Zaal L (tot 200), Zaal XL (tot 1500). De exacte capaciteit kan per opstelling verschillen en wordt door Imperial Venue vastgesteld.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden met uitsluiting van voorwaarden van klant.
2. Afwijkingen zijn alleen geldig als Imperial Venue dit schriftelijk bevestigt.
3. Deze voorwaarden gelden ook voor door Imperial Venue ingeschakelde derden (personeel, beveiliging, techniek).
4. Door akkoord op de offerte/overeenkomst en/of door betaling verklaart klant deze voorwaarden te hebben gelezen en te accepteren.

Artikel 3 – Offertes en definitieve boeking

1. Offertes zijn geldig 7 dagen, zolang beschikbaarheid/capaciteit strekt.
2. Een datum is pas definitief gereserveerd na: (i) schriftelijk akkoord van klant én (ii) tijdige betaling volgens artikel 10.
3. Imperial Venue mag een boeking weigeren of aanvullende eisen stellen bij twijfel over veiligheid, openbare orde of afwijkend karakter van het event.

Artikel 4 – Verantwoordelijkheid klant

1. Klant is volledig verantwoordelijk voor gedrag van gasten en leveranciers en naleving van wet- en regelgeving.
2. Klant wijst minimaal 1 verantwoordelijke contactpersoon aan die tijdens op- en afbouw én event aanwezig en bereikbaar is.
3. Verzwijgen of anders voorstellen van het event (bijv. promotie/kaartverkoop/risicogroep) geldt als ernstige wanprestatie.

Artikel 5 – Aantal gasten, capaciteit en final count

1. Klant geeft uiterlijk 14 dagen vóór het event het definitieve gastenaantal door.
2. Verlaging na die datum geeft geen recht op prijsverlaging.
3. Meer gasten dan afgesproken? Imperial Venue mag extra kosten rekenen en/of toegang weigeren zodra maximale capaciteit is bereikt.

Artikel 6 – Sluitingstijden en maximale eindtijd

1. De maximale eindtijd is:
   • vrijdag en zaterdag: 03:00 uur
   • zondag t/m donderdag: 02:00 uur
2. Het event moet uiterlijk op de maximale eindtijd zijn gestopt en de locatie moet op het contractueel afgesproken tijdstip leeg zijn (personen én spullen).
3. Overschrijding van de maximale eindtijd is niet toegestaan. Indien dit toch gebeurt, heeft Imperial Venue het recht:
   • het event direct te beëindigen, en
   • alle kosten/boetes die daaruit volgen door te belasten (incl. extra inzet personeel/beveiliging en eventuele overheids-/handhavingskosten).

Artikel 7 – Beveiliging (verplicht)

1. Bij feesten is beveiliging verplicht. Imperial Venue regelt de beveiliging.
2. Richtlijn: per 200 gasten minimaal 2 beveiligers. Imperial Venue kan opschalen op basis van risicoprofiel of advies van beveiliging/autoriteiten.
3. Zonder (door Imperial Venue ingezette) beveiliging kan het event niet doorgaan. Klant blijft betalingsplichtig.

Artikel 8 – Locatiemanager (verplicht, inbegrepen)

1. Bij elk event is een locatiemanager/beheerder verplicht aanwezig vanuit Imperial Venue.
2. Aanwijzingen van de locatiemanager/personeel/beveiliging zijn bindend.
3. De kosten van de locatiemanager zijn inbegrepen in de overeengekomen zaalhuur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 9 – Zero tolerance: stillegging/beëindiging tijdens event

1. Imperial Venue mag het event direct stilleggen of beëindigen zonder restitutie bij o.a.: agressie/bedreiging/geweld; drugs (bezit/handel/gebruik); wapens (incl. messen/pepper spray); vandalisme/schade; overcapaciteit; ernstige overlast; niet naleven aanwijzingen personeel/beveiliging; niet (op tijd) betalen of borg niet voldoen.
2. Bij beëindiging blijft klant 100% betalingsplichtig en aansprakelijk voor alle schade/boetes/kosten.

Artikel 10 – Betalingsvoorwaarden (staffel)

1. Betaling geschiedt volgens onderstaande cumulatieve betaalverplichting (van de reserveringswaarde): ≥ 3 maanden vóór event: minimaal 25% voldaan; 2 maanden vóór event: minimaal 50% voldaan; 1 maand vóór event: minimaal 75% voldaan; < 1 maand vóór event: 100% voldaan.
2. Boekt klant binnen een kortere termijn, dan geldt direct het bijbehorende percentage.
3. Betaaltermijn facturen: 48 uur na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4. Bij niet-tijdige betaling mag Imperial Venue de datum vrijgeven en/of de overeenkomst ontbinden. Klant blijft kosten verschuldigd volgens artikel 12.
5. Indien klant niet tijdig betaalt, is klant van rechtswege in verzuim. Imperial Venue kan wettelijke (handels)rente en incassokosten in rekening brengen conform de Wet Incassokosten, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 11 – Borg, verrekening en inhouding

1. Borg is verplicht en bedraagt: Zaal S €500; Zaal M €750; Zaal L €1.000; Zaal XL €2.000.
2. Borg moet uiterlijk 7 dagen vóór aanvang binnen zijn (bij boeking binnen 7 dagen: direct).
3. De borg dient als zekerheid voor betaling van alle bedragen die klant uit hoofde van de overeenkomst, offerte, huisregels (entree/locatie) en deze algemene voorwaarden verschuldigd is.
4. Imperial Venue is gerechtigd de borg geheel of gedeeltelijk te verrekenen/inhouden bij (onder meer): schade, vermissing of herstel van inventaris/gebouw; extra schoonmaak, afvalverwerking, extreme vervuiling en herstelwerk; overtreding van regels/huisregels/aanwijzingen (incl. rookbeleid); uitloop/overtime en extra inzet personeel/beveiliging/techniek; boetes, kosten of maatregelen door politie/gemeente/handhaving; kosten door inschakeling van derden die redelijkerwijs noodzakelijk waren.
5. Imperial Venue mag kosten onderbouwen met foto’s, camerabeelden, rapportages van personeel/beveiliging, controlelijsten en/of facturen/offertes van derden.
6. Indien de kosten hoger zijn dan de borg, blijft klant verplicht het meerdere op eerste verzoek te voldoen.
7. Terugbetaling borg: binnen 7–14 dagen na inspectie en verrekening.

Artikel 12 – Annulering door klant (4 opties)

1. Annuleren kan alleen schriftelijk en geldt pas na bevestiging door Imperial Venue.
2. Bij annulering is klant annuleringskosten verschuldigd over de reserveringswaarde:
   • Meer dan 3 maanden vóór de datum: 25%
   • Tussen 3 maanden en 1 maand vóór de datum: 50%
   • Tussen 1 maand en 15 dagen vóór de datum: 75%
   • 14 dagen of minder vóór de datum: 100% (niet terugbetaalbaar)
3. Reeds gemaakte en onomkeerbare kosten bij derden (beveiliging/techniek/personeel/leveranciers) worden aanvullend doorbelast voor zover redelijk.

Artikel 13 – No-show

No-show = 100% van de reserveringswaarde verschuldigd.

Artikel 14 – Catering en keuken

1. Catering is toegestaan, onder verantwoordelijkheid van klant.
2. Gebruik keuken (indien overeengekomen op offerte): opwarmen in keuken €200; koken in keuken €500.
3. Imperial Venue kan gebruik weigeren bij veiligheids- of vergunningstechnische redenen.

Artikel 15 – Overtime, extra kosten en boetes

1. 15.1 Overtime (extra gebruik buiten afgesproken tijden)
   Overtime betreft extra uren voor op-/afbouw of gebruik van de locatie buiten de afgesproken contracttijden (voor zover toegestaan binnen maximale eindtijd/regels).
2. 15.2 Overtime-tarieven per zaal (per uur, afgerond per begonnen uur)
   • Zaal XL: €400 per uur
   • Zaal L: €200 per uur
   • Zaal M: €150 per uur
   • Zaal S: €100 per uur
3. 15.3 Afval en extreme vervuiling
   • Afvalboete bij achtergelaten afval of niet naleven afvalafspraken: €300
   • Extreme vervuiling wordt doorbelast tegen €85 per uur, minimum €150, plus eventuele externe reinigingskosten.
4. 15.4 Rookboete
   Roken buiten aangewezen plekken: €350 per incident, plus schoonmaak/herstelkosten.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid Imperial Venue (beperkt)

1. Imperial Venue is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade aan eigendommen van klant/gasten/leveranciers, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van Imperial Venue.
2. Imperial Venue is niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade, winstderving, reputatieschade).
3. Voor zover Imperial Venue aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert of, indien geen uitkering plaatsvindt, tot maximaal het factuurbedrag van de overeenkomst, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 17 – Vrijwaring door klant

Klant vrijwaart Imperial Venue tegen alle aanspraken van gasten/derden en tegen boetes/kosten van autoriteiten die verband houden met het event, behalve voor zover sprake is van opzet of grove schuld van Imperial Venue.

Artikel 18 – Overmacht

Bij overmacht (brand, stroomstoring, waterschade, overheidsmaatregelen, dreiging openbare orde, etc.) mag Imperial Venue opschorten, wijzigen of ontbinden zonder schadevergoeding. Reeds gemaakte kosten kunnen worden doorbelast voor zover redelijk.

Artikel 19 – Gevonden voorwerpen

Achtergelaten spullen worden 30 dagen bewaard. Opsturen is niet verplicht en gebeurt op risico en kosten van klant.

Artikel 20 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Nederlands recht is van toepassing.
2. Bevoegde rechter: Amsterdam.
3. Vorderingen verjaren na 12 maanden voor zover wettelijk toegestaan.
4. Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen in stand. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een bepaling die het doel zoveel mogelijk benadert.